Communautés de pratique
Des écosystèmes pour l'apprentissage, le travail et l'innovation.
Communities Manifesto
Categories: Billet, Profession 2.0

Manifeste pour les CoP – repris et traduit de Stan Garfield – Version Mars 2010.

Un résumé via SlideShare :

Les CoP sont des groupes de personnes qui, pour un sujet (objet) spécifique, partagent une spécialité, un rôle, une passion, un intérêt, une inquiétude, ou un ensemble de problèmes. Les membres approfondissent leur compréhension du sujet (objet)  en s’engageant et en interagissant sur une base continue. Ils demandent et répondent aux questions, partagent de l’information, réutilisent les meilleures idées, résolvent des problèmes mutuels, et développent de meilleures et de nouvelles façons de faire les choses.

Les gens adhèrent aux CoP afin  de :

  1. Partager de nouvelles idées nouvelles, des leçons apprises, des expériences, des idées ou des suggestions pratiques
  2. Innover par le partage d’idées ou des ressources tout en se tenant informé  des nouveaux développements
  3. Réutiliser des solutions à travers l’offre et la demande de questions, utiliser les idées et les ressources partagées
  4. Collaborer via des fils de discussions, des conversations, des interactions.
  5. Apprendre des autres membres; ou d’invités amenés à partager leurs succes, leurs éxchecs, des cas, de nouvelles tendances; à l’aide de pairs plus expérimentés (mentorat).

Ce texte définit et décrit 10 principes pour assurer le succès des CoP. Il est basé sur l’expérience de l’auteur dans la création, la conduite (leading) et le management de CoP ou de programmes, dans et en dehors des organisations.

10 Principes
  1. Les CoP devraient être independentes de la structure organisationnelle, elles doivent être fondées sur les interactions que les personnes attendent (humaines, objets…).
  2. Les CoP sont différentes d’autres équipes; elles sont fondées sur des thématiques, pas sur des prescriptions/directives
  3. Les CoP ne sont pas des sites, des espaces d’équipe, blogs ou wikis; Ce sont des personnes qui choisissent d’interagir.
  4. Membres et leaders devraient être volontaires; on peut suggérer aux personnes de se joindre, mais pas les forcer.
  5. Les CoP devraient ouvrir leurs frontières; elles devraient franchir les fonctions, les organisations et les locations  géographiques.
  6. Eviter la redondance de CoP; avant d’en créer une, vérifier si une existe sur le même thème.
  7. Les CoP ont besoin d’une masse critique de membres; prendre des mesures pour renforcer l’adhésion.
  8. Les CoP devraient démarrer avec une thématique large; des CoP séparées peuvent être crées ultérieurement.
  9. Les CoP ont besoin d’être encouragées activement; les leaders ont besoin de créer, construire et soutenir les CoP.
  10. Les CoP peuvent être crées, guidées et supportées au moyen de cibles :  types, activités, exigences, objectifs, buts, attentes, outils.
1. Les CoP devraient être indépendantes de la structure organisationnelle, elles doivent être fondées sur les interactions que les personnes attendent (humaines, objets…).

Certaines organisations essaient d’aligner les CoP sur leur structure organisationnelle. Elles essaient de contrôler les CoP « from the top » et prescrivent des thèmes, des leaders, et l’adhésion (ou cohésion?) est basée  sur l’appartenance à une unité (business unit), une fonction, une localisation géographique, un client, une offre marché, ou une initiative.
Les CoP devraient être fondées sur des thématiques partagées (thème ou métier), pas une structure.  Elles devraient être organisées autour de standards industriels, de thématiques universelles avec qui les membres s’identifient selon leur spécialité ou leur rôle.
Les CoP sont plus pérennes si elles obtiennent des moyens pour collaborer, comme des forums, des sites ou des réunions, si l’organisation fournit des informations pour alimenter la base de connaissances.

2. Les CoP sont différentes des équipes; elles sont fondées sur des thématiques, pas sur des prescriptions/directives.

Les équipes incluent les types suivants : Unité de travail ou opérationnelle, groupe de travail,comité, initiative, projet.

Tandis que les CoP sont formées autour de personnes qui partagent une spécialité ou un intérêt commun. Les équipes partagent certaines caractéristiques, mais elles ne sont pas auto-formées,voire auto-gérées.  Elles existent parce qu’elles aident leurs membres à faire leur travail et à améliorer leurs compétences ou leur expertise.  Les équipes existent parce qu’elles doivent produire un travail pour leur organisation.

Le tableau suivant compare les CoP et les équipes (ndlr : ce que ça devrait être, loin d’être une réalité).
Communautés de pratique Equipes
Raison d’être
  • Apprendre
  • Résoudre des problemes
  • Innover
  • Accomplir une mission
Motivation
  • Volontaire
  • Désigné
Durée
  • Continue
  • Limitée
Interaction
  • Offrir et poser des questions
  • Partager des connaissances
  • Réutiliser de bonnes idées
  • Résoudre des problèmes
  • Réfléchir à de nouvelles idées
  • Partager des documents and des fichiers
  • Usage d’un agenda partagé
  • Assister régulièrement à des « conference calls » et des réunions
  • Maintenir une liste de membres de collaborateurs
  • Éditer des documents partagés
Alignement
  • La pratique
  • L’interêt
  • La responsabilité
3. Les communautés ne sont pas des sites, des espaces d’équipe, des blogs ou des wikis.  Ce sont des personnes qui choisissent d’interagir.

Les sites des CoP doivent fournir des espaces de collaboration, des blogs et wikis, mais ces outils sont principalement au service des membres, cela ne les définit pas.

Les CoP ne sont pas des réseaux sociaux, ou encore les éditeurs d’une même page de wiki. De tels groupes de gens connectés ne possèdent pas les caractéristiques fondamentales des CoP (voir § 10).

Les CoP sont constituées de personnes et sont supportées par les process (de travail) et les TIC.

4. Les leaders et les membres devraient être volontaires. Vous pouvez suggérer aux personnes de se joindre mais pas les contraindre.

Les leaders doivent être volontaires, non pas désignés. Les membres ont besoin de se joindre volontairement et n’attendent pas d’être désignés sans leur permission. Les personnes veulent  librement choisir.  Ils ressentiront mal l’adhésion par un tiers et résisteront à faire ce qu’ils n’ont pas envie de faire.

Ce qui soutient les CoPs, c’est la passion des membres et des leaders pour le sujet. Quand on demande aux gens  de conduire ou de rejoindre une CoP alors qu’ils n’en n’ont pas envie, il est peu probable que la CoP parvienne à réaliser des événements, des discussions stimulantes et d’intérêt pour tous. Pour inciter les membres à se joindre, les leaders peuvent lancer un appel à membres. Créer des CoP qui ont des chances d’attirer des membres, prêts à discuter, se rencontrer, à interagir… faire en sorte qu’ils ne veulent surtout pas manquer ce qui se passe. Pour celà, il est nécessaire d’avoir des temps et des espaces pour des activités.

5. Les CoP devraient ouvrir leurs frontières; elles devraient franchir les niveaux fonctionnels, les organisations et les locations  géographiques.

Les CoP devraient généralement être ouvertes aux personnes alignées sur ses buts (la raison d’être). En dépassant les structures et les frontières, elles bénéficient de diverses expériences, de perspectives, et de talents.

Fréquemment, ceux qui souhaitent démarrer une communauté affirment que c’est juste pour une business unit, une région, une langue, un rôle… Par exemple,  une CoP orientée produit pour des techniciens, pas des vendeurs ou des marketeurs.  Il pourrait il y avoir des discussions d’un grand intérêt pour les techniciens, mais il y a aussi des problèmes rencontrés par les vendeurs qui peuvent être résolus par les techniciens.  Ou encore, des discussions techniques peuvent aider le marketing à en apprendre davantage sur les produits.

6. Eviter la redondance de CoP; avant d’en créer une, vérifier si une autre existe sur le même thème
Des personnes croient que tous les médias sociaux devraient fonctionner en self-serve et que chacun devrait être capable de créer une nouvelle CoP.  Contrairement à des sites d’équipe, la création de nouvelles CoP devrait être examinées par un groupe de coordination.
Examiner les demandes pour de nouvelles CoP a les bénéfices suivants :
  1. Prévention contre la redondance ou la dispersion de CoP.
  2. Un répertoire central de CoP peut être maintenu, aidant les membres potentiels à choisir et se joindre.
  3. En gardant le nbre de CoP à un minimum raisonnable, on évite les longues listes et la confusion des utilisateurs pour choisir.
  4. Les silos qui isolent les gens alors qu’ils devraient être connectés sont évités.
  5. Atteindre la masse critique aide à  assurer que chaque CoP parvienne au succès et qu’elles tirent avantage de cette échelle (§ 7).

L’auteur explique que dans un projet précédent, il a été confronté à l’existence d’une très longue liste de CoP, la plupart étaient inactives. Les membres potentiels ne pouvaient pas facilement déterminer quelles CoP étaient vivantes ou mortes, et finalement n’en rejoignaient aucune.  En supprimant celles éteintes, en créant une liste de suivi, et en examinant les demandes pour de nouvelles, le programme des communautés repartit.

A la plupart des requêtes pour de nouvelles communautés qui proposent un sujet existant, il était proposé que le demandeur devienne co-leader de celle existante. L’enthousiasme du demandeur apportait une énergie nouvelle et empêchait la fragmentation des membres dans des silos isolés.

7. Les CoP ont besoin d’une masse critique de membres; prendre des mesures pour renforcer l’adhésion.

Une CoP a au moins besoin de 50 membres, 100 étant la meilleure cible. Pourquoi ? Dans une CoP classique, 10% ou moins des membres auront tendance à poster, poser des questions, se présenter, etc.  Dans une CoP de 50, on peut espérer avoir 5 personnes actives, ce qui est le minimum pour assurer le succès. Comme la CoP grandit, augmenter le nombre de membres et d’experts accroit le nombre de réponses et le nombre de sujets discutés.

Si la CoP a un nombre trop réduit de membres aux vues similaires, il est peu probable qu’elle produise des idées novatrices, des débats animés, des pensées de rupture.

Accroître la taille de la communauté produit davantage de conversations durant les évènements et les réunions. De plus, cela aide le recrutement de nouveaux membres.

8. Les CoP devraient démarrer avec une thématique large; d’autres CoP pourront être crées ultérieurement.

Eviter l’esprit de clocher. Les organisations locales tendent à créer des CoP locales, à partager  dans celles-ci et sont réticentes à s’étendre en communauté globale.  Encourager les CoP à s’élargir et inclure d’autres pays, d’autres parties de l’organisation, clients, partenaires, et d’anciens employés.  Cela peut être difficile à vendre, mais une plus large adhésion garantira le succès de la CoP (plus de réponses aux questions, davantage de perspectives et d’expériences variées).

Règles de « Thumb »
  1. Initialement, l’approche la plus large devrait être menée et le développement seulement local devrait être découragée.
  2. Des sections locales peuvent être créées en tant que sous groupes.
  3. Démarrer avec la thématique la plus large et la plus réalisable, et réduire dès que nécessaire.
  4. Créer des sous-thèmes dès que le volume de discussion est trop important ou le nécessite.
  5. Suggérer le recouvrement de CoP quand les thématiques peuvent être combinées.

Challenger ceux qui ont un sujet de niche pour prouver qu’ils méritent leur propre CoP :

  1. Démarrer dans le cadre d’une communauté élargie, jouer un rôle actif dans les discussions et les événements principaux, et prouver le niveau élevé d’intérêt.
  2. Si le volume d’activité devient élevé, réduire en créant une communauté distincte.
  3. Si le volume d’activité n’est pas élevé, élargir la CoP si possible.
9. Les CoP ont besoin d’être encouragées activement; les leaders ont besoin de créer, construire et soutenir les CoP

D’abord décider d’un sujet d’intérêt pour la communauté (passionnant, utile pour le travail). Ensuite trouver un leader, volontaire, ou identifier quelqu’un d’autre avec les caractéristiques attendues. Le « community leader » devrait connaître le sujet, avoir de l’énergie pour stimuler la collaboration, avoir suffisament de temps, et régulièrement passer du temps en réunion pour élaborer les buts (Schedule, Host, Answer, Post, Expand (§ 10).

Si les CoP existent déjà dans l’organisation, alors répondre aux questions :

  1. Est ce que le sujet est déjà couvert en partie par une autre CoP ? Si oui, offrir d’aider le leader de cette CoP.

  2. Est ce qu’une CoP existanet travaille sur le même thème ? Si oui, rapprocher ses leaders pour étendre les CoP respectives.

  3. Est ce qu’il y a une ancienne CoP inactive mais qui pourrait être réveillée ou migrée vers une autre ? Si oui, demander si on peut prendre la tête, demander la liste des membres pour lancer la nouvelle.

Essayer de tirer avantage des réseaux existant:

  1. Une équipe existe et pourrait devenir le noyau d’une nouvelle CoP ? (ex. une mission alignée sur les thématiques)

  2. Une liste de diffusion existe sur un sujet particulier ? Si oui, les inviter.

  3. L’analyse de réseaux sociaux peut aider à identifier les personnes liées de façon informelle. Ensuite les inviter.

Une fois que le CoP est lancée, publier son existence pour recruter des membres :

  1. Ecrire et soumettre des articles à des newsletters existantes dont la cible convient.

  2. Utiliser des réseaux existant pour informer.

  3. Envoyer un message à toute la population élargie.

  4. Demander à ce que des liens vers la CoP soit ajoutés aux sites existant.

  5. Offrir des incentives pour recruter si besoin. (tirage au sort d’un ipad pour 100 personnes) inscrites.

Maintenir la CoP active:

  1. Implémenter et manager les outils (SCENT : Site, Calendar, Events, News, Threads).
  2. Effectuer les tâches de coordination-suivi – Agenda, horaires, accueil, réponses, posts, développement (?).
  3. Suggérer régulièrement le ralliement de personnes qui partagent les mêmes intérêts et les inviter à utiliser les outils.

Quelques suggestions pour soutenir le leadership communautaire :

  1. Inviter les community leaders dans d’autres CoP pour observer comment elles sont animées et suivre leurs exemples.
  2. Animer une communauté d’animateurs (leaders) afin de partager des idées, trucs et astuces, bonnes pratiques et se servir ainsi de la CoP comme exemple à appliquer dans sa propre CoP. Demander aux animateurs de faire des retours d’expérience et les inciter à poster des questions, partager des connaissances et des pratiques
  3. Fournir de la formation et de la lecture, du coaching si la personne le demande.
  4. Inviter des orateurs d’autres organisations pour faire des retours d’expérience sur leurs CoP.
  5. Inviter les membres de l’équipe KM ou du programme CoP dans les nouvelles CoP pour observer leurs activités et discussions afin d’offrir un renforcement positif (ex. éloges) et des suggestions utiles (sans critique) aux leaders.
Les communautés doivent être « cultivées » soigneusement pour ne pas qu’elles stagnent ou meurent. Quelques trucs pratiques pour les soutenir :
  • Ne pas laisser quelques membres dominer.  Encourager les participants périphériques lorsqu’ils ont (eu) l’occasion de contribuer. Inviter des membres variés à communiquer.
  • Provoquer des rencontres en chair et en os. Les personnes qui se voient régulièrement sont plus disposés à demander de l’aide, à échanger des informations, à tisser une relation de confiance. Demander en réunion à ce que les personnes se présentent les unes aux autres.
  • Rechercher une variété d’orateurs, de sujets et d’activités. Il n’y a pas que des présentations, prévoir des visites de terrain, une discussion ou un évènement social. Inviter des externes à communiquer pour capter l’audience. Introduire de nouveaux sujets dans les fils de discussion. Faire de l’humour, introduire de la légèreté.
  • Faire appel à des experts dans les fils de discussion pour traiter certaines questions. Suivre, s’assurer d’une réponse sous 48h ou prendre des décisions pour pouvoir travailler dessus et y répondre.
Enfin, si certaines CoP ne fonctionnent pas ou plus (plus de membres actifs, de discussions…), leur permettre de mourir et de se retirer. La déplacer vers une autre CoP ou un autre sujet, créer une nouvelle, avec un autre but, plus pertinent et d’actualité. 
10. Les communautés peuvent être créées, guidées et soutenues en utilisant  TARGETs: Types, Activities, Requirements, Goals, Expectations, Tools (Type, activités, besoins, objectifs, attentes, outils).
  1. Types. Ce peut être une liste ou un répertoire qui décrit les communautés et aide les utilisateurs à s’orienter vers celles qui les intéressent.
  2. Activités. Leurs détails serait être utilisé pour expliquer aux membres ce que cela signifie d’être membres et comment ils devraient participer.
  3. Besoins. Ils devraient être utilisé pour décider si la communauté peut être créée et si elle a des chances de réussir.
  4. Objectifs. Ils devraient être définis et mesurables, évalués régulièrement.
  5. Attentes. Elles devraient être définies pour que les leaders puissent adapter leurs rôles et s’assurer que la communauté à ce dont elle a besoin.
  6. Outils. Ils devraient soutenir les interactions.
Types :  5 catégories peuvent être utilisées pour décrire la communauté et son organisation : TRAIL – Topic, Role, Audience, Industry, Location
  1. Sujet (ex. une application de l’entreprise, le cloud computing…)
  2. Role (ex. management de projet, développement de soft…)
  3. Public (ex. novices, un métier, …)
  4. Type d’industrie (ex. manufacture, télécommunications) ou de client (ex. services publics, postiers, plombiers…)
  5. Localisation (ex. Fr, EU…)
Activités : 5 façons de participer : SPACE – Subscribe, Post, Attend, Contribute, Engage
  1. Adhère : Abonne toi aux mails ou RSS et lis régulièrement le tableau de bord des discussions.
  2. Poste: Démarre une discussion ou réponds dans un fil.
  3. Assiste : Participe aux évènements
  4. Contribue: Soumets du contenu pour la newsletter, le blog, wiki…
  5. Engage toi : Pose une question, fais un commentaire, donne une présentation.
Requirements: 5 éléments dont les communautés ont besoin: SMILE – Subject, Members, Interaction, Leaders, Enthusiasm
  1. Sujet: Une spécialité autour de laquelle on peut apprendre et collaborer
  2. Membres: Des gens intéressés par le sujet
  3. Interactions: réunions, conférences téléphoniques, discussions…
  4. Leaders: Des personnes passionnées par le sujet qui sont dédiées à la création, la construction et le soutien de la communauté
  5. Enthousiasme: De la motivation pour s’engager et passer du temps à collaborer et/ou apprendre dur un sujet.
Goals : 5 façons de mesurer le succès d’un programme de communauté : PATCH – Participation, Anecdotes, Tools, Coverage, Health
  1. Participation: % de la population cible qui est membre d’au moins une communauté
  2. Anecdotes: % de communautés qui affichent les choses suivante sur leur site :
    • Témoignages de membres sur l’intérêt à participer, sur la communauté.
    • Histoires concernant le caractère utile de la communauté
    • Des remerciements de membres pour l’aide apportée
  3. Outils: % de communautés qui ont les 5 outils clés. (voir ci-dessous)
  4. Couverture: % de sujets désirés couvert par au moins une communauté
  5. Santé: % de communautés qui rencontrent ces critères:
    • Au moins un poste dans le tableau de bord de discussions par semaine
    • Au moins une newsletter ou un article de blog par mois
    • Au moins une conférence téléphonique, un webinar, une réunion par trimestre.
    • Au moins 50 membres
    • Au moins 10 participants à chaque évènement
Expectations :  5 tâches pour les community leaders: SHAPE – Schedule, Host, Answer, Post, Expand
  1. Agenda: Organiser des communications et des évènements
  2. Accueille: Initie et lance des conférences téléphoniques, webinars, réunions face à face
  3. Répond : S’assurer que les questions reçoivent des réponses, qu’elles sont pertinentes et que le comportement est approprié
  4. Poste: Partage de l’information utile aux membres (forum, blog, newsletter)
  5. Etend: Augmente le nombre de membres
Tools : 5 outils clés : SCENT – Site, Calendar, Events, News, Threads
  1. Site: home page – pour s’adresser à des membres potentiels et partager de l’information avec ceux existant
  2. Calendrier: Evènements de la communauté – pour susciter l’interaction
  3. Evènements: réunions, conférences… – pour des interactions inter-personnelles
  4. News: newsletter ou blog – pour communiquer et promouvoir en continu
  5. Discussions : Tableau de bord des fils de discussion – pour interagir virtuellement
Informations complémentaires issues du site
Source : Communities manifesto, Stan Garfield, http://sites.google.com/site/stangarfield/

ppt téléchargeable http://conferences.infotoday.com/documents/108/A104_Garfield.ppt

  1. Innovate through brainstorming, building on each other’s ideas, and keeping informed on emerging developments. Innover par la réflexion, en s’appuyant sur les idées des autres, et se tenant informée des nouveaux développements.
  2. Reuse solutions through asking and answering questions, applying shared insights, and retrieving posted material. La réutilisation des solutions en posant et en répondant aux questions, l’application de connaissances partagées, et la récupération de matériel affiché.
  3. Collaborate through threaded discussions, conversations, and interactions. Collaborez sur des fils de discussion, des conversations et interactions.
  4. Learn from other members of the community; from invited guest speakers about successes, failures, case studies, and new trends; and through mentoring. Apprendre des autres membres de la communauté; de conférenciers invités sur les réussites, les échecs, des études de cas, et les nouvelles tendances, et grâce au mentorat.

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